商務信函根據用途可分為三種：以業務活動為主的對外商務函件，以公司內部聯系文件、指示、通知以及業務報告、呈文等為中心的公司內部文件，以加深與客戶之間人際往來、鞏固相互間的友好合作關系為目的的社交禮儀信函。在此以對外商務信函為中心，介紹各種貿易往來信函的寫法。
給貿易對象寫洽談、訂貨、聯系、催促等商務信函是商貿公司業務活動中ー項極其重要的工作，信函寫得如何對公司業務經營有著十分重要的意義。作為ー種正式文件，在書寫時要本著文字簡短，表達準確的原則。同時，因為商務信函是寫給往來客戶和一般消費者的，所以要具備禮儀因素。漢語信函類文章行文簡潔、用語凝練，并且有自己的習慣用語和固定格式。日語此類文章特點大致和漢語相同，這無疑是翻譯日漢信函類文章的便利條件。但是，我們還必須看到，日、漢信函類文章無論在格式上，用語上，還都有不同之處。這就要求我們重慶翻譯公司在翻譯過程中認真比較日、漢函電類文章在格式、用語等方面的不同，譯成相應的信函形式。在書寫日、漢信函類文章時要注意以下幾點。
1. 文章形式
漢語信函類文章與日語同類文章在形式上大致相同，但是個別項目的排列有所不同。漢語信函類文章一般為下面形式：
①收信人
②開頭語
③正文
④結尾
⑤署名
⑥日期
⑦再啟（又及）
日語書信一般收信人寫在最后，署名寫在日期之后。
2. 開頭語
漢語信函類文章的開頭語一般多為：敬啟者、啟者、敬啟、啟復者等，日語同類文章的開頭語一般多為：[拝啓」「前略」 「拝復」等。
3. 前文
漢語信函類文章一般在寫完開頭語后直接進入正文，而日語此類文章在開頭語后，多加入寒暄語。例如在信函開頭的寒暄語中可用「陽春の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び中 し上げます』之類的慣用語，可譯成“陽春時節，恭祝貴公司日益繁榮”。這雖然是老一套的客氣話，但因為是寫給往來客戶的，所以要適當具備禮儀因素。即便是已經建立起親密關系的客戶，在給對方發函時也不能只講要辦的事宜，而應適當使用這類慣用語。下面是常用詞匯。
①初春の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお禮申し上げます。
初春時節，恭賀貴公司大業昌盛。素日承蒙貴方格外的照顧，謹表深厚謝意。
②貴社いよいよご繁栄の段、何よりのこととお慶び申し上げます。
貴公司業務日益興隆，不勝欣慶。
③暮秋の候、貴社いよいよご発展の趣、大慶至極に存じます。
晚秋之時貴公司日益發展，不勝欣慰。
④毎度貴社の格別のご支援にあずかり厚く御禮申し上げます。
屢蒙貴公司協助，衷心感謝。
4. 正文
正文為信件的主要部分。日文書信常用「さて』「ところで』「ついては」「実は』等詞引人正文。在譯成漢語時，這些詞可省略不譯出。
5. 結尾語
日、漢信函類文章在寫完正文以后，出于禮貌結尾處要加入祝福問候語。同開頭部分的寒暄語一樣，結尾部分的祝福問候語也已模式化。下面是日、漢相對應的常用詞匯。
①謹致敬禮 敬具
②即頌財安 商売繁盛をお祈り申し上げます
③專此致謝 ご返事をお待ち致しております
④專此致謝 まずは御禮まで
⑤專此奉復 まずは取り敢えずご返事まで
⑥盼早日賜復 できるだけ早くご返事を賜りますようお願い申し上げます
⑦希望盡快冋音 できるだけ早くご返事ください
⑧今后亦請關垂 今後とも宜しくお引き立てのほどお願い申し上げます
⑨專此匆匆函告 まずは取り敢えずお知らせまで
⑩敬祝事業發展 ご事業のご発展をお祈りします
?謹函復并請求如上 まずはご返事かたがたお願いまで
?專此函復，敬候佳音 まずはご返事まで、よいお知らせを待っています
?專此函告，敬請關照 以上お知らせまで、よろしくお願いします
?特此函達，希洽照為荷 右ご了承されたくここにご案內申し上げます
6.注意敬語的仄別使用
所謂敬語，是對對方表示敬重的文書用語，在書寫日文商務信函時使用敬語的頻率很高， 所以使用時應特別慎重。例如用日語寫函電，在書寫對方的姓名時經常可以看到冇「田中社長様」「佐藤営業部長様」「鈴木先生様」等寫法，在敬稱之上又加了尊稱，實際這種用法是錯誤的。正確的應寫成「代表取締役社長田中殿』「営業部長佐藤殿」「鈴木先生」。「様」「殿」「先生』都可譯成漢語的“先生”。
此外，如果是寄給公司或某一部門時，應在公司名稱后加上「御中」二字?！赣小乖诜g時可省略不譯。
